Conduire et animer efficacement une réunion

Préparer et animer une réunion d'une manière efficace

Gérer les dynamiques de groupe

Animer les réunions en facilitant les échanges pour les rendre plus productives

Maîtriser les techniques d'animation de réunion

Adapter les méthodes et les outils d'animation aux différents types de réunions

Pratiquer l'écoute active et l'empathie

Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire

MATIN :

Préparer et animer une réunion d'une manière efficace :

• Identifier les différents types de réunions
• Clarifier l'objectif, l'ordre du jour, les priorités
• Faire le bon choix de supports

Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire :

• Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe
• Coordonner la posture, le regard, la gestuelle
• Harmoniser verbal et non verbal
• Savoir s'affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre
• L'utilisation de la voix : le timbre, le ton, le rythme
• Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes

APRES-MIDI :

Animer les réunions, faciliter les échanges pour les rendre plus productifs et gérer les dynamiques de groupe :

• La réunion restreinte, la grande réunion
• Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser
• Les fonctions de l'animateur : faciliter, réguler, accompagner la
• Maîtrise des techniques d'animation: tour de table, sous groupes, brainstorming, débat, synthèses
• Gestion du temps, maîtrise des dérives
• Intégration des différents types de participants
• Résolution de situations délicates, cohésion de groupe ( empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte)

Conclure et évaluer :

• Soin des dix dernières minutes en réunion
• Rédaction et diffusion du compte rendu
• Élaboration du plan d'action

Pédagogie interactive avec une organisation permettant une alternance entre apports cognitifs, temps de réflexion, d'échanges et temps de mises en situation :

• Temps de formation nécessaire à l'actualisation des connaissances
• Temps de réflexion et d'échanges. Méthode active basée sur la présentation librement consentie des situations vécues avec partage des représentations et réflexion de groupe
• Temps de partage autour de retours d'expériences. Les professionnels sont confrontés à la réalité de leurs pratiques et aux difficultés rencontrées permettant la recherche d'attitude à adopter, de mise en place de savoir-faire et de savoir-être. Analyse de cas pratiques, jeux de rôle, travaux de groupes

Pour le bon déroulement de la formation, l'établissement d'accueil s'engage à mettre à la disposition du formateur et des stagiaires le matériel suivant :

 Equipement standard pour toute formation

• 1 salle de réunion/formation d'une taille adaptée et équipée de tables et de chaises en nombre suffisant
• 1 vidéoprojecteur équipé des câbles permettant la connexion d'un PC
• 1 tableau blanc et/ou paperboard (chargé de papier) + jeu de feutres velleda
• Bouteilles d'eau à disposition en salle ou bien l'un accès à un point d'eau à proximité

Equipement spécifique

• Non concerné

Dossier pédagogique remis à chaque stagiaire pouvant contenir :

• Diaporama
• Documentation complémentaire, articles
• Exercices, études de cas
• Fiches pratiques, de travail et/ou d'évaluation
• Médiagraphie

Dossier susceptible d'être complété en cours de formation selon les besoins spécifiques des participants

• Evaluation de « satisfaction à chaud » réalisée en fin de formation où les principaux indicateurs seront identifiés à l'aide d'une fiche d'appréciation
• Fiche distribuée et remplie par chaque participant
• Compte-rendu synthétique sera réalisé en fin de programme par le formateur
• Une attestation de formation sera délivrée à chaque participant