Conduire et animer efficacement une réunion

A l'issue de la formation, les participants seront capables de :

• Identifier les différents types de réunions et leurs objectifs
• Préparer efficacement une réunion en fonction de son enjeu
• Adopter une posture d'animateur facilitateur
• Utiliser des outils d'animation pour favoriser la participation et la prise de décision
• Gérer les dynamiques de groupe et les situations difficiles
• Assurer un suivi efficace des décisions prises

Jour 1: Préparer et structurer une réunion efficace

1. Les fondamentaux de la réunion

• Typologie des réunions: information, concertation, décision, créativité...
• Les 3 temps d'une réunion: avant, pendant, après
• Définir un objectif clair et partagé

2. Préparer une réunion productive

• Identifier les participants utiles
• Construire un ordre du jour pertinent
• Choisir le bon format (présentiel, distanciel, hybride)
• Rédiger une convocation engageante

3. Structurer et rythmer la réunion

• Ouvrir, cadrer, conclure: les étapes clés
• Gérer le temps et les priorités
• Utiliser des outils visuels (tableau, mindmap, canevas...)

4. Posture de l'animateur

• Se positionner comme facilitateur
• Créer un climat de confiance et de coopération
• Gérer les rôles dans une réunion (animateur, secrétaire, gardien du temps...)

Jour 2 : Animer, réguler et suivre les réunions

5. Techniques d'animation participative

• Tour de table, brainstorming, méthode des 6 chapeaux, vote pondéré...
• Utiliser les outils collaboratifs (paperboard, Klaxoon, Miro...)
• Favoriser l'intelligence collective

6. Gérer les interactions et les tensions

• Identifier les profils de participants (actifs, passifs, opposants...)
• Réguler les prises de parole
• Gérer les objections, les conflits, les digressions

7. Prise de décision et suivi

• Techniques de prise de décision collective (consensus, consentement, vote...)
• Rédiger un compte rendu utile
• Assurer le suivi des actions: plan d'action, relances, indicateurs

8. Mise en pratique

• Jeux de rôle: animation de réunions simulées
• Analyse collective: points forts, axes d'amélioration
• Construction d'une trame de réunion personnalisée

La formation repose sur une pédagogie active, expérientielle et collaborative, favorisant l'appropriation des outils et la transposition dans le quotidien professionnel.

• Alternance d'apports théoriques et de mises en pratique : chaque outil est expérimenté en situation réelle ou simulée
• Pédagogie participative : échanges, co-construction, retours d'expérience
• Approche personnalisée : analyse des pratiques, feedbacks individualisés
• Utilisation d'outils concrets : canevas de réunion, checklists, outils d'animation
• Ancrage dans les pratiques professionnelles : les cas apportés par les participants sont mobilisés tout au long de la formation

Pour le bon déroulement de la formation, l'établissement d'accueil s'engage à mettre à la disposition du formateur et des stagiaires le matériel suivant :

Equipement standard pour toute formation

• 1 salle de réunion/formation d'une taille adaptée et équipée de tables et de chaises en nombre suffisant
• 1 vidéoprojecteur équipé des câbles permettant la connexion d'un PC
• 1 tableau blanc et/ou paperboard (chargé de papier) + jeu de feutres velleda
• Bouteilles d'eau à disposition en salle ou bien l'un accès à un point d'eau à proximité

Equipement spécifique

• Non concerné

Dossier pédagogique remis à chaque stagiaire pouvant contenir :

• Diaporama
• Documentation complémentaire, articles
• Exercices, études de cas
• Fiches pratiques, de travail et/ou d'évaluation
• Médiagraphie

Dossier susceptible d'être complété en cours de formation selon les besoins spécifiques des participants

• Evaluation de « satisfaction à chaud » réalisée en fin de formation où les principaux indicateurs seront identifiés à l'aide d'une fiche d'appréciation
• Fiche distribuée et remplie par chaque participant
• Compte-rendu synthétique sera réalisé en fin de programme par le formateur
• Une attestation de formation sera délivrée à chaque participant

Formateur expert en communication

Ou

Profil équivalent